Dr. Wünsche: Six Sigma - Training und Coaching

Hinweise zur Nutzung von E-Mail

[Zurück|Weiter]

Wann nutze ich E-Mail und wann nicht?

Kommunikation zwischen Menschen zeichnet sich durch drei Komponenten aus: die übertragenen Wörter, die Sprechmelodie und die Gestik. Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft ergeben sich aus der Kombination dieser Komponenten. E-Mail überträgt nur eine Komponente und leistet damit nur einen Bruchteil dessen, was im persönlichen Gespräch oder telefonisch an Informationsgehalt zu kommunizieren ist.

Wenn Sie also schriftlich kommunizieren, sollten Sie zunächst davon ausgehen, dass Sie entweder nicht oder nur zum Teil verstanden werden, wenn die transportierten Inhalte über einfache sachliche Information hinausgehen soll. Stellen Sie sich vor, dass der Leser Ihre Emotionen nicht wahrnehmen kann, obwohl er das eigentlich will. Bereits dieser Umstand führt gelegentlich zu Ungeduld bis zur emotionalen Reizung des Empfängers.

Zusammenfassungen persönlicher Gespräche oder Meetings sowie bereits abgestimmt übermittelte Informationen finden in der E-Mail Kommunikation ihr natürliches Medium. Auch konfliktarm führbare Diskussionen sind per Mail gut aufgehoben. Im Falle einer Eskalation sind jedoch sofort andere Kommunikationswege anzustreben.

E-Mail ist kein Absicherungsmedium für Personen, die nicht gerne eigene Verantwortung übernehmen. Per Mail einen riesigen Personenkreis zu informieren und dann davon auszugehen, dass jeder, der nicht widerspricht, zugestimmt hat, funktioniert offensichtlich nicht. Gehen Sie davon aus, dass aus den verschiedensten Gründen Ihr Mail nicht mit der gebotenen Aufmerksamkeit wahrgenommen wird. Das geeignete Medium zur Abstimmung und Vereinbarung ist das persönliche Gespräch.

Aufgaben sollten nur telefonisch oder besser im persönlichen Gespräch vereinbart werden, um dem Empfänger eine sofortige sachliche Reaktion sowie allfällige Abstimmung zu ermöglichen. Der Empfänger einer Aufgabe wird sich zu Recht sehr fremdbestimmt fühlen.

[Zurück|Weiter]